Verplichte ‘elektronische postbus’ in Tsjechië

Overheidsorganen in Tsjechië zijn verplicht om via de 'datova schranka', datapostbus, met rechtspersonen te communiceren.

Voor rechtspersonen in Tsjechië is sinds 1 juli 2009 de 'datova schranka', de datapostbus of elektronische postbus, verplicht. Dit geldt voor alle Tsjechische SRO’s, waaronder die van vele Nederlandse huiseigenaren. Overheidsorganen zijn verplicht om via deze postbus met rechtspersonen te communiceren. In dit artikel vertelt mr. Radka Koch-Hartmanová over de voor- en nadelen van de datapostbus.

Alle overheidsorganen, waaronder het Tsjechische Handelsregister of het Kadaster, zijn verplicht om via deze postbus met rechtspersonen te communiceren. Het is dus van wezenlijk belang dat men deze datapostbus activeert en bezoekt omdat deze instanties verplicht slechts via deze postbus met u zullen communiceren. De informatie op de datapostbus is helaas slechts in het Tsjechisch beschikbaar.

Toegang
Voor rechtspersonen die ingeschreven staan in het Tsjechische Handelsregister, is of wordt de datapostbus automatisch en gratis opgericht door het Tsjechische Ministerie van Binnenlandse zaken. Toegang tot de postbus heeft het statutaire orgaan van betreffende rechtspersoon, dus de bestuurders of andere bevoegde (geautoriseerde) personen. De personen, die gerechtigd zijn tot de toegang, zijn ook verplicht gebruik te maken van de postbus en onmiddellijk melding te maken aan het Ministerie in geval van misbruik.

Liquidatie
Weten u of uw ‘jednatel’ (bestuurder) niets af van deze ‘datove schranky’, dan loopt u het risico dat u belangrijke informatie of documenten mist. In het uiterste geval kan het voorkomen dat uw SRO in liquidatie raakt omdat u niet aan één van de wettelijke verplichtingen voldoet, terwijl u hiervan niet eens op de hoogte bent als u of uw jednatel de datapostbus niet regelmatig bezoekt. Hier zijn al enkele gevallen van bekend. Uw SRO kan door de rechter geliquideerd worden om verschillende redenen, waaronder het niet bijeenkomen van de aandeelhoudersvergadering (valna hromada), het niet voldoen aan financiële verplichtingen (zoals het niet in stand houden van het reservefonds), het niet voldoen aan de wettelijke voorwaarden voor het bestaan/ontstaan van de vennootschap en het niet hebben van een jednatel. De rechter geeft de rechtspersoon een redelijke termijn om haar verplichtingen alsnog na te komen, maar ook dit verzoek wordt uitsluitend via de datapostbus verstuurd. Als de rechtspersoon hierop niet reageert wordt er een begin met de liquidatie gemaakt. Dit brengt uiteraard ook kosten met zich mee.

Inloggegevens opvragen
Mocht u vanuit Nederland de “oude” inloggegevens ongeldig willen maken en nieuwe inloggegevens willen aanvragen, dan kunt u dit het beste persoonlijk doen via het 'Czech Point' bij de Tsjechische Ambassade in Den Haag of Brussel, of, als u binnenkort toch in Tsjechie bent bij het CzechPoint in elke Tsjechische gemeente.

Fictie van levering
De documenten, die naar de datapostbus worden gestuurd, worden geleverd op het moment waarop die bevoegde persoon zich inlogt. Deze levering staat gelijk aan de levering in eigen handen ('aangetekend'). Indien de bevoegde persoon zich niet binnen 10 dagen aanmeldt, wordt aangenomen dat het betreffende document is geleverd en ontvangen (fictie van levering). Dit geldt met betrekking tot de meeste leveringen. Tevens zal, 90 dagen na de levering, het desbetreffende document verdwijnen uit de elektronische postbus!

Voordelen van de ‘datova schranka’
Na genoemde nadelen (communicatie slechts in het Tsjechisch, automatische ‘levering’ van documenten, enz.) zijn er ook voordelen bij deze nieuwe manier van communiceren. Uiteraard is de communicatie met overheden dankzij deze elektronische postbus sneller en gemakkelijker vanuit Nederland te voeren, zeker als u zelf Tsjechisch spreekt of een Tsjechische zaakwaarnemer heeft.

Het wordt u nu ook iets gemakkelijker gemaakt zelf jednatel van uw SRO te worden. Dit was al een tijdje mogelijk, overigens. Het is echter vaak onbekend dat de notaris in het geheel niet betrokken hoeft te worden bij deze wijziging van bestuurder(s) en dat de wijziging daarmee relatief eenvoudig vanuit Nederland, bij de ambassade te regelen is.

Het stappenplan hiervoor is als volgt:

1. De algemene vergadering van de aandeelhouders beslist over het terugtreden van de huidige bestuurder en over de benoeming van de nieuwe bestuurder van de SRO.
2. De “eerlijkheidsverklaring” waarbij de nieuwe bestuurder verklaart dat hij met de benoeming en de inschrijving in het Handelsregister instemt en tevens dat hij tot de handeling bevoegd is en ouder is dan 18 jaar.
3. De verklaring van de nieuwe bestuurder omtrent zijn correspondentieadres in Tsjechië - dit document moet de bestuurder alleen ondertekenen, legalisatie is niet nodig.
4. Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), niet ouder dan 3 maanden, officieel vertaald in het Tsjechisch door een tolk/vertaler.
5. Het invullen van de benodidge wijzigingsformulieren. De handtekening van de nieuwe bestuurder die namens de SRO al deze formulieren bij het Handelsregister indient moet tevens gelegaliseerd zijn.
6. Het opsturen van de ingevulde formulieren samen met alle benodigde bijlagen naar het Tsjechische Handelsregister (Obchodni Rejstrik).
7. Betalen van het griffierecht ter hoogte van 1000,- Kc, bijv. door middel van rechtstreekse overboeking op de bankrekening van het bewuste Handelsregister.

Een wijziging van de oprichtingsakte van de SRO is (meestal) niet nodig. Vraag een jurist met verstand van Tsjechisch recht en de Tsjechische taal om meer uitleg.

Bron: Radka Koch-Hartmanová, Hartmanova.eu Juridisch advies

Landendossier
	Meer informatie over de aanschaf en bezit van een (tweede) huis in Tsjechië
Deel dit artikel met anderen: Tell a friend!

---

Mondi is een onafhankelijke belangenorganisatie die opkomt voor de collectieve belangen van haar leden en die hen voorziet van preventieve informatie om succesvol een woning in het buitenland aan te schaffen. Met een lidmaatschap van Mondi kunt u onbeperkt vragen stellen over alles wat te maken heeft met de aanschaf en bezit van buitenlands vastgoed. De investering hebt u zo terugverdiend. Met Mondi next nieuws blijft u op de hoogte van de meest relevante ontwikkelingen.

---

Terug naar overzicht