Meldingsplicht voor werken in buitenland

De meeste Europese Lidstaten hebben tegenwoordig een systeem van administratieve maatregelen, waarmee controle kan worden uitgeoefend op de uitzending van werknemers binnen de EU. Een Nederlandse werkgever die tijdelijk werknemers naar een ander EU-land uitzendt, heeft vrijwel altijd te maken met een aantal verplichtingen, waaronder een meldingsplicht in het betreffende EU-land. Het niet naleven van dergelijke verplichtingen kan leiden tot strafrechtelijke of administratieve sancties voor de werkgever, de uitgezonden werknemer en de partij bij wie de werkzaamheden worden uitgevoerd.
 

Limosa
In het algemeen dient bij meldingen in het buitenland, informatie te worden verstrekt over de aard en duur van de werkzaamheden, over de personen die worden uitgezonden, over het uitzendende bedrijf en over het ontvangende bedrijf. Één van de meest aansprekende meldingsregelingen betreft die van België. Die regeling is beter bekend als ‘Limosa’. Sinds 2007 geldt in België de verplichting voor onder meer buitenlandse werkgevers en zelfstandigen om hun activiteiten in België aan de Belgische overheid te melden voordat zij met hun werkzaamheden beginnen. De zogenaamde ‘Limosa-aangifte’ ook wel ‘Limosa-melding’ genoemd kan elektronisch plaatsvinden. Na de melding ontvangt men direct een ontvangstbewijs.

Verplichting
Dit document dient de buitenlandse werknemer te overleggen aan de Belgische klant of opdrachtgever voordat deze met zijn werkzaamheden in België begint. De Limosa-melding bevat onder andere gegevens over de identiteit van de werkgever, de duur van de uitzending, de soort werkzaamheden die worden verricht, de plaats van de werkzaamheden, de wekelijkse werktijden en het uurrooster. Door deze melding wordt een Nederlandse werkgever ontslagen van de verplichting om bepaalde Belgische sociale documenten en werkreglementen bij te houden.
 

Opdracht
Echter, indien de uitzending langer duurt dan twaalf maanden moet de Nederlandse werkgever wel sociale documenten bijhouden conform Belgische wetgeving. Er kan onderscheid worden gemaakt naar een reguliere en een vereenvoudigde Limosa-melding. Een reguliere Limosa-melding is geldig voor de duur van de activiteiten in België. Indien de uitvoering van een opdracht in België langer in beslag neemt dan in eerste instantie werd gemeld, dient een nieuwe melding te worden gedaan, vóór het verstrijken van de aanvankelijk gemelde duur. Indien de opdracht niet plaatsvindt, dient de daarop betrekking hebbende Limosa-melding te worden geannuleerd.
 

Vrijstellingen
Een vereenvoudigde Limosa-melding is mogelijk voor werknemers die regelmatig in België verblijven en die hun activiteiten structureel in verschillende landen, waaronder België uitoefenen. In dat geval is het niet nodig de plaats van werkzaamheden, een uurrooster en gegevens van de klant in België te vermelden. De vereenvoudigde Limosa-melding is maximaal twaalf maanden geldig. De vereenvoudigde melding kan onder voorwaarden steeds worden vernieuwd. De Limosa-melding is een wettelijke verplichting. Niet-naleving kan leiden tot strafrechtelijke of administratieve sancties voor de werkgever, de werknemer en degene bij wie de werkzaamheden in België worden uitgevoerd, met andere woorden de klant of opdrachtgever van de uitzendende werkgever. Voor sommige korte opdrachten in België gelden vrijstellingen van de Limosa-melding.

EU-lidstaten
Een met Limosa vergelijkbaar meldingssysteem bestaat in een aantal andere EU-Lidstaten, waaronder Denemarken, Frankrijk, Luxemburg, Oostenrijk, Portugal en Spanje. Indien in gemelde landen werkzaamheden worden verricht, dient voorafgaand daaraan een melding aan de bevoegde overheidsinstantie te worden gedaan. Een beperkte meldings- of documentatieplicht geldt in Europese landen zoals Duitsland, Engeland, Estland, Finland, Hongarije, Ierland, Italië, Slovenië, Slowakije, Tsjechië, Zweden en Zwitserland.
 

Voorwaarden
Een groot aantal EU-Lidstaten kent een meldingsplicht ten aanzien van uitgezonden (buitenlandse) werknemers afkomstig van een in het buitenland gevestigde onderneming. De regels, voorwaarden en wijze waarop de melding moet worden gedaan verschillen van land tot land. Voor alle Lidstaten geldt de verplichting arbeidsgerelateerde (inclusief sociale) documenten bij te houden en te bewaren, veelal op de locatie waar de werkzaamheden worden verricht. Doel hiervan is om te kunnen controleren of de uitzendende werkgever de arbeidsvoorwaarden in acht neemt en ervoor zorgt dat de arbeidsomstandigheden voor de uitgezonden werknemers conform de wetten van de betreffende Lidstaat zijn.
 

(E)101-verklaring
In het geval de uitgezonden werknemer beschikt over een (E)101-verklaring, dan mag de ontvangende Lidstaat, op grond van de Europese Verordening 1408/71 normaliter, niet eisen dat er voor die werknemer sociale zekerheidsdocumenten worden bijgehouden. Een (E)101 verklaring kan worden aangevraagd bij de Nederlandse Sociale Verzekeringsbank (SVB) en heeft als doel om aan te geven dat de werknemer tijdens het verrichten van de werkzaamheden in het buitenland deelneemt aan het Nederlandse sociale zekerheidssysteem. In de ontvangende Lidstaat hoeven dan geen premies te worden afgedragen voor de uitgezonden werknemer. Is een werknemer op projectbasis werkzaam in meerdere landen binnen de EU, dan kan dat als zodanig worden aangegeven bij de aanvraag van een (E)101-verklaring. Een dergelijke verklaring wordt in principe voor twaalf maanden afgegeven en kan onder voorwaarden steeds met twaalf maanden worden verlengd.